Bâtir son protocole des communications téléphoniques

Bâtir son protocole des communications téléphoniques

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Le contexte:

Le téléphone au volant, même avec un équipement Bluetooth, augmente considérablement la distance parcourue pendant le temps de réaction.

  • A 50 km/h c’est de 15 à 30 mètres de parcourus en plus des 15 mètres lors d’un temps de réaction de 1 seconde
  • A 90 km/h, c’est de 27 à 54 mètres de plus
  • A 130 km/h, c’est de 40 à 80 mètres de plus

Ce point est connu de la plupart des conducteurs mais très peu d’entre eux en tiennent compte.

Ce qui est moins connu des managers : Lors d’accidents pour lesquels la cause « téléphone » peut être invoquée, l’autorité enquêtrice (gendarmerie, police) peut, sur réquisition du procureur de la république, faire appel à l’opérateur téléphonique qui fournira un état détaillé des communications : Date/heure – N° émetteur – Type de communication ou de service (appels entrants et sortants, SMS…) – Durée etc. Selon le contexte, il devient facile d’invoquer la responsabilité du management dans le cas d’un appel entrant émis par un collaborateur de l’entreprise vers un de ses collègue en action de conduite.

Avant toutes actions, il est nécessaire de mesurer l’existant

  • Nombre d’appels sur les téléphones portables des collaborateurs lors de leurs déplacements
  • Équipement des véhicules : Bluetooth obligatoire, les kits main libre du type oreillette seront interdits à partir du 30 juin 2015.
  • Motifs des appels effectués ou reçus
  • Temps moyen de communication
  • Degré d’urgence
  • Ce salarié “mobile” est-il le seul à pouvoir répondre à l’appel et à prendre des décisions
  • Former ou informer les salariés sur les dangers du téléphone au volant
  • Des dispositions concernant l’utilisation du téléphone sont-elles inscrites dans le règlement intérieur ?
  • Le conducteur est-il seul ou accompagné ?
  • État des lieux des déplacements nécessaires à l’entreprise

Une mobilisation de la direction de l’entreprise est essentielle pour la réussite de cette démarche de prévention.
Elle peut se traduire par un engagement du chef d’entreprise, une campagne de communication auprès des salariés, le CHSCT… pour interdire ou aménager l’utilisation du téléphone lors des déplacements et responsabiliser les conducteurs ainsi que l’encadrement, pour mettre en place une charte d’utilisation.

Mise en œuvre du plan d’actions :

  1. Analyse des besoins en communication des salariés pour trouver des solutions alternatives au téléphone portable.  Associer les salariés et les IRP à cette étude.
  2. Mettre en place des règles de communication
  3. Définir des protocoles d’utilisation pour la gestion des communications pendant la mission :
    a. Une messagerie avec message adapté indiquant que le salarié ne peut pas répondre car il conduit et qu’il rappellera ultérieurement.
    b. Mise en place d’une organisation adéquate pour limiter la nécessité de communiquer pendant les déplacements.
  4. Orienter/ filtrer les premiers appels vers un(e) assistant(e)
  5. Sensibiliser l’encadrement pour éviter les appels entrants vers les salariés pendant la conduite.
  6. Les contacts avec le salarié en déplacement se font à un horaire programmé et à l’arrêt.
  7. Consulter les messages et passer des appels à l’arrêt, dans un endroit sécurisé.
  8. Si le conducteur est accompagné, laisser le passager répondre ou passer les appels
  9. Bloquer techniquement la réception et l’émission des appels téléphoniques quand le véhicule est en circulation
  10.  Limitation des déplacements routiers lorsque cela est possible.
  11.  Développer les outils de type visioconférence, Internet…
  12.  Préparer les déplacements pour mieux les sécuriser.

 

Si vous souhaitez le télécharger en PDF : téléphone

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